Microsoft’ta görev yapmaya başladığım zaman aldığım eğitimlerden bir tanesiydi. Daron vermişti, hatta ilk defa teknik dışına çıkarak anlattığı eğitimdi sanıyorum. Sonrasında biraz daha araştırmaya başladım. Zaman yönetimi, bizim ülkemiz dışında ciddi eğilimi olan, insanların merak ettiği ve merak etmeseler bile okullardan, diğer tüm eğitim kurumlarına, devlet kurumlarından özel sektöre herkese verilen bir eğitimmiş. Sonrasında bu eğitimle alakalı birkaç tane kitap okudum. Uygulaması, alışmadığımız bir düzen olduğu için ciddi zor geldi ama faydalarını da gördüm.
Peki nedir zaman yönetimi? Neden önemli?
1. Pomodoro Tekniği
1990’lı yıllara yaklaşırken Francesco Crillo’nun ortaya koyduğu tekniktir. Pomodoro tekniği, çalışılan sürelerin belirli periyodlarla ayrılması ve ara verilmesini temel olarak almaktadır. Çalışmaya başladığınızda o işi tamamlayana kadar bilgisayar başında kalmak yerine, belirli sürelerde aralar vererek, dinamik olarak tekrar çalışmaya dönme felsefesini barındırmaktadır. 30 dakikalık kısa çalışma süreleri belirleyerek 5-10 dakika aralar vererek tekrar odaklanması tavsiye etmektedir. Özellikle yazılım projelerinde, kod yazan arkadaşların çok sık yaşadığı sorunlardan bir tanesidir, hatayı gördükten sonra içine dalıp boğulup çıkamamak. O hata ile boğuşurken geçen zamanın daha verimli olabilmesi için ara verilerek, dinlendikten sonra tekrar bakıldığında hata çok daha kolay çözülebilmektedir. Bazı düşüncelere derinlemesine dalınarak o çerçevede yapılan araştırmalar, ara verildikten sonra tekrardan hataya yukardan bakarak çözümü bulmanızı kolaylaştıracaktır.
Bu tekniğin odaklandığı nokta mental yorgunluğu yaşatmadan, küçük parçalar ve sürekli yenilenen enerji ile işleri bölerek çok daha verimli çalışabilme yetisidir.
2. İşleri yoluna koymak
David Allen tarafından İYK kısaltması ile ortaya atılan methodlardan birisi İşleri Yoluna Koyma teknidir. İşleri yoluna koyma tekniği, temel olarak işlerin gruplara ayrılması ve grupların da kendi içinde küçük ve kolay yapılabilir maddelere ayrılmasına odaklanmaktadır. Yapılacak işler gruplandığında, o gruplar içerisinde de iş türüne göre belirli sürelerde bitecek olan iş maddelerini görev olarak eklemek, hem yapılacak işin kolaylaştırılmasını hem de daha kolay yönetilmesini sağlamaktadır.
Örneğin, 30 dakikaya bölünmüş işleri tamamladıkça tik atarak devam etmek, her mola öncesinde bir işi tamamlamanın mutluluğu ile bir sonraki işin gözünüzde büyümeden parça parça tamamlayarak işin genel çerçevesine daha kolay bir şekilde tamamlanmasını sağlamaktadır. Bir web uygulaması geliştirilecekse iş olarak, işin analizinin yapılması, veri tabanı tasarımının yapılması, ana verilerin eklenmesi, tasarımların çizilmesi, kullanıcıların göreceği ekranlardan A olanın, B olanın C olanın tasarlanması, A fonksiyonunun yazılması, B fonksiyonunun yazılması ve modül modül ayrılması toplamda 30 maddeye kadar uzanacak bir todolist ortaya çıkartacaktır. Bu işlerin bir sistemden takip edilmesi, genel çerçevede bakıldığında işin ne kadarının yapıldığı, kalan kısmının da ortalama ne kadar süre içinde tamamlanacağı konusunda fikir verebilmektedir.
3. Önemli-Acil Matrixi
Stephen Coveyin ” The Seven Habits of Highly Effective People” tanımıyla popülerlik kazanmıştır, 2×2 matrixi çalışanların zamanlarını daha efektif bir biçimde yönetmelerine yardımcı olan bir metottur. Bir eksen üzerinde, çalışanlar görevlerini önemli olanlar ve önemsiz olarak sınıflandırırlar. Acil ve acil olamayan görevlerde bir başka eksen üzerindedir. Sonuç 4 kadrandır: önemli ve acil olan görevler, önemli fakat acil değil, önemli değil fakat acil ve son olarak hem önemli değil hem de acil.
Doğal olarak, bizler önemli olan görevler üzerine odaklanma eğiliminde oluruz. Bu bazı söylemleri de beraberinde getirir, kesiklikler ve dikkat dağıtıcılar. Telefonunuza yeni bir mesaj geldiği sesini duyunca ulaşamamak zordur. Bu matrix size gerçekten acil ve önemli olan görevleri ayırt etmenize yardımcı olur, hangisine dikkatin verilmesi gerektiğini de. Bir başka taraftan, önemli ama acil olmayan görevleri ihmal etme eğiliminde oluruz; bu egzersize ve meslek planlamasına dahil olabilir. Covey effektifliğe ulaşmak için bu kadranlara odaklanmamız gerektiğini tavsiye eder.
4. Pareto Analizi
Aynı zamanda 80-20 kuralı olarak da bilinir, bu prensip görevlerin 80%’inin 20%’lik zamanda tamamlanabileceğine dayanır, kalan 20%’lik görevler zamanın 80%’ini alacaktır. Bir başka deyişle, çalışmalarınızın 20%’si başarılarınızın 80%’ünü oluşturacaktır. Önceki kategoriye giren görevlere bu yüzden daha yüksek öncelik verilmiş ve böyle yapma verimliliği arttıracaktır.
Bu prensip bu günlerde zamanınızı nereye harcadığınızı analiz etmenizde kullanışlı bir araçtır ve zamanınızı ustaca kullanmak için nereye harcamanız gerektiğini sonradan anlamanızı garantiye alır. Bu analiz aynı zamanda çalışanları her bir görevi tamamlamak için daha az zaman tüketmek için daha sade ve kolay yolları aramaya yöneltir.
5. Hızlı Planlama Methodu (HPM)
Anthony Robbins tarafından oluşturulmuştur, HPM düşüncelerinizi gerçekten neyin önemli olduğuna dikkat etmenize neden olan şeye dönüştürmeyi amaçlar, bu, sizin istemiş olduğunuz sonuçtur. Bu aynı zamanda neden böyle bir şeyi istediğinize de odaklanır. Bir sonraki adıma ulaşmak için esnek bir plan oluşturmaktır. Robbins gerçek ilerlemeyi fark etmenizi sağlar ve sadece yapılacaklar listesindeki şeyleri kontrol etmenizi sağlar.
HPM bu yüzden sadece bir zaman yönetim sisteminden fazlası olmayı amaçlar. Bu kişisel tamamlanma sayesinde hayat yolculuğunuzdaki tecrübeye teşvik eder.
6. 168 Saat
168 saat, bu bir haftadaki saatlerin sayısıdır. Ve bu yazar Laura Vanderkamın programımıza nasıl bakmamız gerektiği konusundaki önerisidir. Zaman olarak bir hafta. Zamanınızı önceliklerinizin ışığında yeniden organize ederek, yanlış öncelikler ya da bahaneler için boşa giden zamanı ortadan kaldırabilirsiniz.
Vanderkam aslında düşündüğümüzden daha fazla zamanımız olduğuna inanmış ve böylelikle hep yapmak istediğimiz şeylere zaman ayırabiliriz fakat asla o zaman tam anlamıyla bulunmuş değildir.
7. Bugünün İşini Yarına Bırakmayın
Steve Pavlina, deneme yazarı, motivasyonel konuşmacı ve girişimci, ”Bugünün işini yarına bırakma” mentalitesini savunur. Her ne zaman birşeyler yapmanız gerektiğini biliyorken tembel hissettiğinizde, ”şimdi yap” mantrasını hatırlayın ve yapmanız gereken şeyi yapmak boşa giden zamandan kurtarır. Eğer başka çareniz yoksa bunu telefonunuzun ekran koruyucusu yapın!
Pavlina bir şeyleri ihmal etmenin pahalıya mal olacağını açıklar çünkü siz mental bir şeyi yapmak yerine ne yapmanız hakkında düşünürken fazladan zaman çalarsınız. Pavlina karar alma konusunda 60 saniye kuralını da açıklar, küçük ya da büyük zaman zamandır. Hangi görevi yapmanız konusunda düşünerek zaman kaybetmeyin, seçin ve yapın! Kararları geciktirmenin hiç kimseye faydası yoktur.
8. Yarın Yap !
Hey! Bir saniye bekle. Daha az önce bana ”şimdi yap” dememiş miydin ? Mark Forster’ın ”Do It Tomorrow and Other Secrect of Time Management” olgusu geleneksel zaman yönetimi kavramlarıyla mücadele eder. Forster sadece bir görevi ele alıp ona odaklanmayı tavsiye eder, bu diğerlerini görmezden gelin demek oluyor. Bunu yapmanın altında 2 gerekçe yer alır. Mantık ve tepki. Mantıksal doğanız üzerinde çalıştığınız göreve odaklanmışken ortaya çıkar; tepki ise kesintiler ile mücadele ederken ortaya çıkar. Bu yüzden bölünmüşken(görevinize tamamen odaklanmayınca sıkça yaşanan şey), kesintiye uğramışken sadece zaman kaybetmez, aynı zamanda 2 doğa arasındaki zaman değişimini de kaybedersiniz.
Bu durumda bu metodun başlığı nereye uygundur? Forster ”sonra yaparım” listesini yani yarın yapacaklarınızdan oluşan listeyi savunur. ”Yapılacaklar Listesi”, bir başka deyişle, üzerinde çalışmak istediğiniz şeylerin listesidir. Listeler değişmez anlamlara sahip değildirler. Sonra yaparım listesine bir şey eklemeniz gerektiğinde yapılacaklar listesinden silin.
9. O Kurbağayı Ye (Zor İşin Üstesinde Gelmek)
Brian Tracy’nin ”o kurbağayı ye” söylemi Mark Twain’in ” Sabah ilk iş olarak canlı bir kurbağayı yiyin ve günün geri kalan kısmında başınıza daha kötü bir şey gelmez” cümlesinden gelir. Yani bu ne demektir? dediğinizi duyar gibiyim. Yemeniz gereken kurbağa sizin en zor görevinizdir. Yani onun hakkında yapacak bir şeyiniz yoksa erteleyeceğiniz şeydir. Bu görevi ilk olarak yapmak ve onu yolunuzdan çekmek diğer görevlerin gözünüze kolay gözükmesini sağlayacaktır.
En korkutucu görevi gerçekleştirmiş olmak size devam etmeniz için ivme kazandıracak ve güçlendiğiniz hissini verecektir.
10. Kafein Şekerlemesi
Bu son teknik kendi başına bir zaman yönetim methodu değildir, fakat bu yenilenmiş hissetmek ve devam etmek için kullanışlı bir yöntemdir. Kulağa çelişkili gelse de, bir kafein şekerlemesi gerçekten arkasında bilimsel kanıt bulundurur. Uyuklamayı ortadan kaldırmak için bir kupa kahve ve 15 dakikalık bir şekerlemenin inanılmaz bir şekilde yenilenmiş hissettirdiği bilimsel çalışmalar tarafından kanıtlanmıştır.
O zaman bu nasıl çalışıyor ? Bir bardak kahve içtikten sonra, hemen gözlerinizi kapatın ve sakinleşin, şekerlemenizi 15 dakika ile sınırlandırın. Kafein ortalama 20 dakika içerisinde vücudunuza etki eder ve yani uykuya olan direncinizi engellemez, fakat zamanı gelince uyanmanız ve kendinize gelmeniz için size uyarıyı verecektir. Sonuç olarak uyandıktan sonra ayık kalmanızı yükselterek, daha iyi konsantre olmanıza yardımcı olur. Yani, şayet bir bardak kahveden sonra bile hala halsizseniz ya da akşam üzeri uykuya dalıyorsanız, 2 bardaklık bir kombinasyon sizin için daha iyi olabilir.
